Uurtarief berekenen als ondernemer: zo bepaal je een passend tarief

Een goed uurtarief bepalen is voor veel startende ondernemers lastig.

Misschien kijk je naar wat concurrenten vragen, baseer je jouw tarief op je voormalige uurloon of kies je bewust voor een laag bedrag om sneller klanten aan te trekken.

Toch kan een te laag uurtarief je onderneming flink beperken. Je houdt mogelijk onvoldoende geld over voor belastingen, verzekeringen, vakantie, ziekte en rustige periodes. Bovendien is het vaak moeilijk om je tarief later sterk te verhogen.

Een goed uurtarief moet daarom niet alleen aantrekkelijk zijn voor je klant. Het tarief moet ook voldoende zijn om je bedrijf gezond en winstgevend te houden.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een passend uurtarief berekent.

Waarom je werknemersloon geen goed uitgangspunt is

Als werknemer ontvang je ieder uur of iedere maand salaris. Je werkgever betaalt daarnaast verschillende kosten en risico’s.

Denk bijvoorbeeld aan:

• vakantiedagen;
• vakantiegeld
• doorbetaling bij ziekte
• werkgeverslasten
• pensioen
• apparatuur
• opleidingen
• verzekeringen
• werkruimte
• niet-productieve uren

Als ondernemer moet je veel van deze kosten zelf betalen. Daarnaast kun je niet ieder gewerkt uur aan een klant factureren.

Een uurloon van €25 in loondienst betekent daarom niet dat een uurtarief van €25 als zelfstandige voldoende is.

Welke onderdelen bepalen je uurtarief?

Bij het berekenen van je uurtarief moet je rekening houden met verschillende onderdelen.

1. Het gewenste persoonlijke inkomen

Bepaal eerst hoeveel geld je jaarlijks uit je onderneming wilt kunnen halen.

Denk niet alleen aan je maandelijkse vaste lasten. Houd ook rekening met:

• boodschappen
• woonlasten
• vervoer
• vakanties
• sparen
• pensioen
• onverwachte privé-uitgaven

Kijk naar het bedrag dat je daadwerkelijk nodig hebt om comfortabel van te kunnen leven.

2. Je zakelijke kosten

Als ondernemer maak je kosten om je werk te kunnen uitvoeren.

Voorbeelden zijn:

• boekhoudsoftware
• zakelijke verzekeringen
• een laptop of telefoon
• marketing en advertenties
• een website en domeinnaam
• kantoor- of werkruimte
• reiskosten
• opleidingen
• abonnementen
• een boekhouder
• gereedschap of materialen

Maak een overzicht van zowel je maandelijkse als jaarlijkse bedrijfskosten.

Vergeet ook kosten niet die maar één keer per jaar worden betaald. Denk aan verzekeringen, contributies of softwareabonnementen.

3. Belastingen en premies

Je volledige omzet is niet je persoonlijke inkomen.

Over je winst betaal je mogelijk inkomstenbelasting en een inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Hoeveel je precies betaalt, hangt af van je winst, aftrekposten, ander inkomen en persoonlijke situatie.

Reserveer daarom gedurende het jaar een gedeelte van je winst voor belastingen.

Daarnaast kan op je facturen btw staan. Deze btw is meestal geen omzet voor je onderneming. Je ontvangt het bedrag namens de Belastingdienst en moet het later mogelijk afdragen.

Zet ontvangen btw daarom bij voorkeur direct apart.

4. Vakantie, ziekte en vrije dagen

Als zelfstandige word je meestal niet betaald wanneer je niet werkt.

Houd daarom rekening met:

• vakantieweken
• feestdagen
• ziekte
• persoonlijke afspraken
• opleidingen
• onverwachte uitval

Ga bij je berekening dus niet automatisch uit van 52 volledig productieve werkweken.

Veel ondernemers rekenen bijvoorbeeld met ongeveer 44 tot 48 werkweken per jaar.

5. Niet-declarabele uren

Niet ieder gewerkt uur kun je aan een klant factureren.

Je besteedt ook tijd aan:

• administratie
• offertes maken
• acquisitie
• marketing
• netwerken
• reistijd
• klantvragen
• planning
• boekhouding
• je website bijwerken
• vakkennis onderhouden

Deze uren horen wel bij je onderneming, maar leveren niet altijd direct omzet op.

Het aantal declarabele uren is daarom vaak lager dan startende ondernemers verwachten.

Hoeveel declarabele uren heb je per jaar?

Stel dat je vier dagen per week werkt en ongeveer 46 weken per jaar actief bent.

Dat zijn:

46 weken × 4 werkdagen = 184 werkdagen

Werk je gemiddeld acht uur per dag, dan besteed je jaarlijks 1.472 uur aan je onderneming.

Maar je kunt waarschijnlijk niet alle 1.472 uur factureren.

Stel dat je gemiddeld vijf uur per werkdag aan klanten kunt doorberekenen:

184 werkdagen × 5 declarabele uren = 920 declarabele uren per jaar

De overige uren besteed je aan administratie, marketing, voorbereiding en andere werkzaamheden.

Formule voor het berekenen van je uurtarief

Je kunt een eenvoudig minimumtarief berekenen met deze formule:

• Benodigde jaaromzet ÷ aantal declarabele uren = minimaal uurtarief

Je benodigde jaaromzet bestaat bijvoorbeeld uit:

• het gewenste persoonlijke inkomen
• zakelijke kosten
• belastingreservering
• pensioen en verzekeringen
• een financiële buffer
• winst voor toekomstige groei

Het bedrag dat uit de berekening komt, is je minimale tarief. Het is niet automatisch het bedrag dat je uiteindelijk moet vragen.

Je ervaring, specialisatie, marktpositie en de waarde van je werk kunnen een hoger tarief rechtvaardigen.

Voorbeeld van een uurtariefberekening

Stel dat je per jaar de volgende bedragen nodig hebt:

• gewenst persoonlijk inkomen: €40.000;
• zakelijke kosten: €10.000;
• reservering voor belastingen en verzekeringen: €15.000;
• buffer en toekomstige investeringen: €5.000.

Je benodigde omzet is dan:

€40.000 + €10.000 + €15.000 + €5.000 = €70.000

Je verwacht jaarlijks 920 declarabele uren te kunnen factureren.

De berekening wordt dan:

€70.000 ÷ 920 = ongeveer €76 per uur

Je zou in dit voorbeeld kunnen uitkomen op een uurtarief van ongeveer €75 tot €80 exclusief btw.

Dit is alleen een rekenvoorbeeld. De juiste belastingreservering en kosten verschillen per ondernemer.

Vergeet winst en groei niet

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers alleen genoeg omzet proberen te behalen om hun huidige kosten te betalen.

Een gezond bedrijf heeft ook ruimte nodig voor:

• onverwachte uitgaven
• rustige maanden
• nieuwe apparatuur
• marketing
• opleidingen
• personeel of ondersteuning
• toekomstige groei

Wanneer je tarief alleen voldoende is om je rekeningen te betalen, ontstaat er weinig ruimte om je bedrijf verder te ontwikkelen.

Neem daarom een buffer en winstmarge mee in je berekening.

Kijk ook naar de markt

Een berekening laat zien welk tarief jij nodig hebt. Daarna moet je controleren of dit bedrag past bij de markt waarin je actief bent.

Onderzoek bijvoorbeeld:

• wat vergelijkbare ondernemers vragen
• hoeveel ervaring zij hebben
• welke diensten in hun tarief zijn inbegrepen
• voor welk type klanten zij werken
• hoe sterk hun specialisatie is
• welke resultaten zij leveren

Vergelijk jezelf niet uitsluitend met de goedkoopste aanbieder.

Een starter zonder specialisatie kan een ander tarief vragen dan een ervaren ondernemer die een complex probleem oplost en aantoonbare resultaten behaalt.

Je tarief is meer dan een rekensom

Klanten betalen niet alleen voor de tijd die je aan een opdracht besteedt.

Ze betalen ook voor:

• je kennis
• je ervaring
• je voorbereiding
• je snelheid
• je betrouwbaarheid
• het resultaat
• de risico’s die je overneemt
• de problemen die je voorkomt

Een specialist kan een opdracht soms in twee uur uitvoeren waar een beginner acht uur voor nodig heeft. Een lager aantal uren betekent dan niet automatisch dat de specialist minder waarde levert.

Kijk daarom naast je uren ook naar de waarde van je werk voor de klant.

Uurtarief of vaste prijs?

Je hoeft niet iedere opdracht op basis van uren te factureren.

Je kunt ook werken met:

• een vaste projectprijs
• een dagtarief
• een strippenkaart
• een maandabonnement
• een resultaatgerichte vergoeding
• verschillende pakketten

Een vaste prijs kan aantrekkelijk zijn wanneer de omvang van de opdracht duidelijk is.

Stel dat je een website in twintig uur kunt maken en je uurtarief €75 bedraagt. Op basis van uren zou de prijs €1.500 exclusief btw zijn.

Je kunt vervolgens een vaste projectprijs bepalen waarin ook revisies, overleg, risico en nazorg zijn opgenomen.

Leg bij een vaste prijs altijd duidelijk vast wat wel en niet binnen de opdracht valt.

Moet je btw boven op je uurtarief rekenen?

Ondernemers communiceren hun zakelijke tarieven meestal exclusief btw.

Vraag je €75 per uur exclusief 21% btw? Dan wordt het factuurbedrag:

• uurtarief exclusief btw: €75;
• btw: €15,75;
• totaal inclusief btw: €90,75.

Voor zakelijke klanten die de btw mogen aftrekken, is vooral het bedrag exclusief btw van belang.

Werk je voornamelijk voor particulieren? Dan kijken klanten meestal naar het totaalbedrag inclusief btw. Houd daar rekening mee bij het bepalen en communiceren van je prijs.

Neem je deel aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je onder de voorwaarden van die regeling geen btw. Dit betekent niet automatisch dat je jouw tarief moet verlagen.

Veelgemaakte fouten bij het bepalen van een uurtarief

Je baseren op je voormalige uurloon

Als ondernemer betaal je zelf kosten die eerder door je werkgever werden gedragen. Je zakelijke tarief moet daarom meestal hoger zijn dan je bruto uurloon in loondienst.

Uitgaan van veertig declarabele uren per week

Je besteedt ook tijd aan administratie, acquisitie, voorbereiding en ontwikkeling. Het is daardoor onwaarschijnlijk dat je ieder gewerkt uur kunt factureren.

Belastingen vergeten

Omzet is niet hetzelfde als netto-inkomen. Reserveer geld voor belastingen en geef dit bedrag niet voortijdig uit.

Geen rekening houden met rustige periodes

Niet iedere maand heeft evenveel opdrachten. Neem een buffer op voor maanden met minder omzet.

Te laag beginnen om klanten te krijgen

Een laag tarief kan klanten aantrekken, maar vaak ook klanten die vooral op prijs selecteren.

Daarnaast kan een te laag tarief de indruk geven dat je weinig ervaring of kwaliteit biedt.

Geen duidelijke afspraken maken

Leg vast:

• of je tarief inclusief of exclusief btw is;
• welke werkzaamheden je factureert
• of reistijd wordt doorberekend
• hoe je met spoedopdrachten omgaat
• hoeveel revisies zijn inbegrepen
• welke betalingstermijn geldt

Zo voorkom je discussies achteraf.

Hoe verhoog je later je uurtarief?

Je uurtarief hoeft niet jarenlang hetzelfde te blijven.

Je kunt je tarief verhogen wanneer:

• je zakelijke kosten stijgen
• je meer ervaring hebt
• je een sterkere specialisatie ontwikkelt
• je betere resultaten levert
• de vraag naar je diensten toeneemt
• je agenda structureel volloopt
• je aanbod uitgebreider wordt

Informeer bestaande klanten op tijd over een tariefsverhoging. Leg kort en professioneel uit vanaf welke datum het nieuwe tarief geldt.

Je hoeft je volledige financiële berekening niet met klanten te delen.

Checklist voor het bepalen van je uurtarief

Beantwoord voordat je een tarief kiest de volgende vragen:

1. Welk persoonlijk inkomen wil ik behalen?
2. Hoeveel zakelijke kosten maak ik jaarlijks?
3. Hoeveel geld reserveer ik voor belastingen?
4. Hoeveel weken wil ik per jaar werken?
5. Hoeveel uren kan ik werkelijk factureren?
6. Welke buffer heb ik nodig?
7. Wat vragen vergelijkbare ondernemers?
8. Welke waarde lever ik aan mijn klanten?
9. Communiceer ik mijn tarief inclusief of exclusief btw?
10. Welke aanvullende werkzaamheden zijn in mijn tarief inbegrepen?

Door deze onderdelen mee te nemen, voorkom je dat je een tarief kiest dat alleen op gevoel is gebaseerd.

Veelgestelde vragen

Wat is een goed uurtarief voor een startende zzp’er?

Er bestaat geen standaardtarief dat voor iedere starter geschikt is.

Een passend tarief hangt af van je kosten, declarabele uren, branche, ervaring, specialisatie en doelgroep. Maak daarom altijd eerst je eigen berekening.

Moet ik goedkoper zijn omdat ik net begin?

Je kunt rekening houden met je beperkte ervaring, maar je tarief moet nog steeds voldoende zijn om je kosten en belastingen te betalen.

Een tijdelijk introductietarief kan een mogelijkheid zijn. Geef daarbij duidelijk aan wat het normale tarief is en tot wanneer de korting geldt.

Mag ik verschillende tarieven vragen?

Ja. Je kunt verschillende tarieven gebruiken voor verschillende diensten, klanten of omstandigheden.

Je kunt bijvoorbeeld een hoger tarief rekenen voor:

• spoedopdrachten
• avond- of weekendwerk
• complexe werkzaamheden
• advieswerk
• opdrachten met veel verantwoordelijkheid

Zorg wel dat je tarieven vooraf duidelijk zijn.

Hoe vaak moet ik mijn tarief controleren?

Controleer je tarief minimaal één keer per jaar.

Bekijk daarnaast je tarief opnieuw wanneer je kosten sterk stijgen, je aanbod verandert of je agenda structureel vol zit.

Kan ik beter een uurtarief of projectprijs gebruiken?

Dat hangt af van je werkzaamheden.

Een uurtarief is duidelijk wanneer de omvang van een opdracht moeilijk vooraf te bepalen is. Een projectprijs werkt goed wanneer de inhoud, planning en oplevering duidelijk zijn afgebakend.

Conclusie

Een goed uurtarief is gebaseerd op meer dan alleen het inkomen dat je wilt verdienen.

Houd rekening met je zakelijke kosten, belastingen, verzekeringen, vakantie, ziekte, niet-declarabele uren en financiële buffer. Controleer vervolgens of het berekende tarief past bij je markt en bij de waarde die je levert.

Door vooraf goed te rekenen, voorkom je dat je hard werkt maar uiteindelijk te weinig overhoudt.

Bereken slimmer met SmarterStart

Het juiste uurtarief verschilt per ondernemer. Je kosten, branche, beschikbare uren en persoonlijke doelen spelen allemaal een rol.

Met SmarterStart stel je eenvoudig vragen over jouw bedrijfssituatie. Zo krijg je sneller inzicht in de onderdelen waarmee je rekening moet houden bij het bepalen van een realistisch tarief.

Daarmee maak je betere keuzes en bouw je aan een financieel gezonde onderneming.