Offerte & Factuur maken als zzp’er? Gratis voorbeeld + uitleg

Je hebt een opdracht afgerond en wilt daarvoor een factuur versturen. Je opent een oud document, zoekt de gegevens van je klant op en past handmatig het factuurnummer, de omschrijving en de bedragen aan.

Bij je eerste facturen lijkt dat misschien nog prima te werken. Zodra je meer klanten krijgt, wordt deze werkwijze al snel onoverzichtelijk. Je gebruikt per ongeluk een oud adres, vergeet het factuurnummer aan te passen of moet steeds opnieuw dezelfde bedrijfsgegevens invoeren.

Vaak begint een opdracht bovendien met een offerte. Na akkoord voer je de werkzaamheden uit en maak je vervolgens een factuur. Wanneer je offertes en facturen los van elkaar bewaart, moet je informatie steeds opnieuw opzoeken en overnemen.

Een professionele factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. In deze blog lees je welke gegevens op een factuur horen te staan, krijg je een gratis voorbeeld en ontdek je hoe je vanuit de klantkaart in SmarterStart offertes en facturen maakt.

Waarom een duidelijke factuur belangrijk is

Een factuur is meer dan alleen een verzoek om te betalen. Je legt ermee vast welke producten of diensten je hebt geleverd, welk bedrag de klant moet betalen en wanneer je de betaling verwacht.

Een duidelijke factuur helpt je om:

• misverstanden over werkzaamheden en bedragen te voorkomen
• professioneel over te komen bij je klant
• je inkomsten overzichtelijk bij te houden
• sneller vragen van klanten te beantwoorden
• je administratie en btw-aangifte goed voor te breiden

Ontbreken er gegevens of staat er een fout op de factuur?

Dan kan de klant vragen om een aangepaste versie.

Dat kost extra tijd en kan de betaling vertragen.

Welke gegevens moeten op een factuur staan?

Op een normale btw-factuur vermeld je onder andere:

• je volledige bedrijfsnaam en adres
• de volledige naam en het adres van je klant
• je KVK-nummer
• je btw-identificatienummer
• een uniek en opvolgend factuurnummer
• de factuurdatum
• de datum waarop je de producten of diensten hebt geleverd
• een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten
• het aantal producten, uren of andere geleverde eenheden
• het bedrag exclusief btw
• het toegepaste btw-tarief
• het btw-bedrag
• het totaalbedrag inclusief btw

De Belastingdienst stelt eisen aan de informatie die op een btw-factuur moet staan. Ieder factuurnummer mag bovendien maar één keer worden gebruikt.

Daarnaast is het verstandig om je rekeningnummer, betaaltermijn en een duidelijke betalingsomschrijving toe te voegen. Daarmee maak je het voor de klant zo eenvoudig mogelijk om de factuur correct te betalen.

Gratis voorbeeld van een factuur voor zzp’ers

Onderstaand voorbeeld kun je gebruiken als basis voor je eigen factuur.

Maak een offerte of factuur vanuit de klantkaart

Wanneer je offertes en facturen handmatig maakt, voer je telkens opnieuw dezelfde klantgegevens in. Je zoekt het adres op, kopieert het e-mailadres uit je mailbox en controleert of je wel het juiste document hebt geopend.

Met het klantbeheer van SmarterStart leg je de gegevens van iedere klant één keer vast. Vanuit de klantkaart kun je vervolgens direct een offerte of factuur voor die klant aanmaken.

De opgeslagen klantgegevens worden automatisch overgenomen. Je hoeft daardoor niet iedere keer opnieuw de bedrijfsnaam, contactpersoon en adresgegevens in te voeren.

Dat bespaart tijd en verkleint de kans dat gegevens van verschillende klanten door elkaar raken.

Lees ook: Klantbeheer voor startende ondernemers: zo houd je overzicht vanaf je eerste klant.

Van offerte naar professionele factuur

Veel opdrachten beginnen met een offerte. Hierin leg je vast welke werkzaamheden je gaat uitvoeren, wat deze werkzaamheden kosten en welke voorwaarden van toepassing zijn.

Vanuit de klantkaart kies je het document dat je wilt maken. Je kunt eerst een offerte opstellen en na akkoord vanuit dezelfde klantkaart een factuur voor de uitgevoerde opdracht maken.

Bij het opstellen van een offerte of factuur vul je bijvoorbeeld in:

• de aangeboden of geleverde dienst
• het verkochte product
• het aantal gewerkte uren of geleverde producten
• het afgesproken tarief
• een eventuele korting
• het juiste btw-tarief
• de geldigheidsduur van de offerte
• de betaaltermijn van de factuur
• een aanvullende toelichting of voorwaarde

Omdat de klantgegevens al klaarstaan, kun je je volledig richten op de inhoud van het document.

Na het maken blijft het document gekoppeld aan de betreffende klantkaart.

Zo kun je later eenvoudig terugvinden welke offertes, facturen en andere documenten je voor deze klant hebt opgesteld.

Maak offertes en facturen in je eigen huisstijl

Een offerte of factuur moet inhoudelijk kloppen, maar mag er ook professioneel uitzien. Een herkenbare huisstijl laat zien dat het document echt bij jouw onderneming hoort.

In SmarterStart kun je je documenten aanpassen met:

• je eigen bedrijfslogo
• je eigen huisstijlkleuren
• vaste bedrijfs- en betaalgegevens
• aangepaste teksten en documentregels
• eigen voorwaarden en aanvullende opmerkingen
  

Deze instellingen hoef je niet bij ieder nieuw document opnieuw toe te voegen. Zo krijgen je offertes, facturen en andere zakelijke documenten steeds dezelfde professionele uitstraling.

Deel je offerte of factuur via e-mail of WhatsApp

Is je offerte of factuur klaar?

Dan kies je zelf hoe je het document wilt delen.



Op desktop kun je direct je e-mailprogramma openen. De juiste geadresseerde en een vooraf opgemaakte begeleidende tekst staan al voor je klaar. Je hoeft alleen nog de PDF toe te voegen, de e-mail te controleren en op verzenden te klikken. Op je telefoon kun je WhatsApp openen om het document met je klant te delen.

Je hoeft daardoor niet opnieuw het e-mailadres op te zoeken of iedere keer zelf een volledige begeleidende tekst te schrijven. Dat scheelt meerdere handmatige stappen.

Wanneer moet je een factuur versturen?

Wanneer je verplicht bent een factuur uit te reiken, verstuur je deze voor de btw-administratie uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je de producten of diensten hebt geleverd.

Heb je bijvoorbeeld op 20 juli werkzaamheden uitgevoerd? Dan verstuur je de factuur uiterlijk op 15 augustus. Eerder factureren is meestal verstandiger, omdat je betaaltermijn dan ook eerder begint.

Wat zet je op de factuur als je de KOR gebruikt?

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling?

Dan bereken je geen btw aan je klanten en vermeld je geen btw-bedrag op de factuur.

Je bent voor de btw niet in alle situaties verplicht om een factuur uit te reiken. Maak je toch een factuur, vermeld dan dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en dat een btw-vrijstelling van toepassing is.

Controleer bij bijzondere situaties altijd welke regels voor jouw onderneming gelden. Denk bijvoorbeeld aan buitenlandse klanten, verlegde btw of andere btw-vrijstellingen.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Facturen die je verstuurt en ontvangt, horen bij je administratie. In de meeste gevallen bewaar je deze zeven jaar. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Digitale facturen bewaar je digitaal en in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen.

Door facturen direct aan de juiste klant te koppelen, kun je ze later sneller terugvinden.

Je hoeft dan niet te zoeken in losse mappen, downloads of verschillende versies van hetzelfde bestand.

Veelgemaakte fouten bij het maken van facturen

Controleer voor het versturen vooral de volgende onderdelen:

• Is het factuurnummer uniek en correct?
• Kloppen de naam en adresgegevens van de klant?
• Zijn de factuurdatum en leverdatum juist?
• Heb je het juiste btw-tarief gebruikt?
• Is duidelijk omschreven wat je hebt geleverd?
• Staat je rekeningnummer op de factuur?
• Is de betaaltermijn duidelijk?
• Kloppen je eigen bedrijfsgegevens en je logo?
• Komt de factuur overeen met de gemaakte afspraken of geaccepteerde offerte?

Door met vaste klantgegevens en een vooraf ingestelde documentopmaak te werken, hoef je veel van deze informatie niet iedere keer opnieuw in te voeren.

Minder tijd kwijt aan offertes en facturen

Een professionele offerte of factuur maken hoeft geen terugkerende klus vol zoekwerk, kopiëren en handmatige controles te zijn.

Met SmarterStart:

• bewaar je klantgegevens centraal;
• maak je offertes en facturen vanuit de klantkaart;
• worden klantgegevens automatisch ingevuld
• pas je documenten aan met je eigen logo en kleuren
• houd je offertes, facturen en andere documenten per klant bij elkaar
• deel je documenten eenvoudiger via e-mail of WhatsApp

Zo besteed je minder tijd aan administratieve handelingen en meer tijd aan je klanten en je onderneming.

Zelf een professionele offerte of factuur maken vanuit je klantkaart?

Probeer SmarterStart 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens.