Administratie opzetten als zzp’er: complete checklist voor starters
Administratie opzetten als zzp’er: complete checklist voor starters
Een goede administratie is misschien niet het spannendste onderdeel van ondernemen, maar wel een van de belangrijkste.
Met een overzichtelijke administratie weet je:
- hoeveel omzet je behaalt
- welke klanten nog moeten betalen
- hoeveel kosten je maakt
- hoeveel btw je moet afdragen
- hoeveel winst je overhoudt
- hoeveel belasting je moet reserveren
Bovendien heb je de gegevens nodig voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting.
Met deze checklist zet je als startende zzp’er stap voor stap een eenvoudige administratie op.
Wat hoort bij je administratie?
Je administratie bestaat uit meer dan alleen je verkoopfacturen.
Bewaar en registreer onder andere:
- verstuurde verkoopfacturen
- ontvangen inkoopfacturen
- kassabonnen
- bankafschriften
- contracten en overeenkomsten
- offertes
- kilometerregistraties
- urenregistraties
- correspondentie over zakelijke afspraken
- overzichten van inkomsten en uitgaven
- belastingaangiften
- jaarrekeningen of winstberekeningen
Welke onderdelen precies nodig zijn, hangt af van je bedrijf, rechtsvorm en activiteiten.
Stap 1: open een zakelijke rekening
Een zakelijke rekening is bij een eenmanszaak niet in iedere situatie wettelijk verplicht, maar maakt je administratie wel een stuk overzichtelijker.
Betaal zakelijke kosten zo veel mogelijk vanaf één rekening en laat klanten daar ook op betalen.
Daarmee voorkom je dat je iedere maand zakelijke en privétransacties door elkaar moet zoeken.
Gebruik eventueel daarnaast aparte spaarrekeningen voor:
- ontvangen btw
- inkomstenbelasting
- financiële reserves
- toekomstige investeringen
Stap 2: kies hoe je gaat boekhouden
Je kunt je administratie bijhouden met:
- een spreadsheet
- boekhoudsoftware
- een boekhouder
- een combinatie van software en periodieke controle
Een spreadsheet kan voldoende zijn wanneer je maar enkele facturen per maand hebt. Naarmate je bedrijf groeit, biedt boekhoudsoftware meestal meer overzicht en automatisering.
Let bij de keuze van software op functies zoals:
- facturen maken
- bonnetjes fotograferen
- banktransacties koppelen
- btw-overzichten maken
- betaalherinneringen versturen
- rapportages bekijken
- gegevens exporteren
Zorg altijd dat je zelf toegang houdt tot je administratie, ook wanneer je met een boekhouder werkt.
Stap 3: maak correcte facturen
Geef iedere verkoopfactuur een uniek en opvolgend factuurnummer.
Vermeld in ieder geval de verplichte gegevens, waaronder:
- jouw volledige bedrijfsnaam
- het adres van je onderneming
- de gegevens van je klant
- je btw-identificatienummer
- je KVK-nummer
- een uniek factuurnummer
- de factuurdatum
- de datum van levering
- een omschrijving van je product of dienst
- het bedrag exclusief btw
- het btw-tarief
- het btw-bedrag
- het totaalbedrag
Afhankelijk van de situatie kunnen aanvullende eisen gelden, bijvoorbeeld bij buitenlandse klanten of wanneer de btw wordt verlegd.
Neem daarnaast praktische betaalinformatie op, zoals je IBAN en betalingstermijn.
Stap 4: bewaar alle zakelijke bonnetjes
Een pinbetaling op je bankafschrift is niet altijd voldoende om aan te tonen wat je hebt gekocht en hoeveel btw daarbij hoorde.
Bewaar daarom ook de bijbehorende bon of factuur.
Maak direct een digitale foto wanneer je een papieren bon ontvangt. Thermisch geprinte kassabonnen kunnen na verloop van tijd vervagen.
Controleer op de bon:
- de datum
- de leverancier
- het gekochte product
- het totaalbedrag
- het btw-bedrag
Noteer bij onduidelijke kosten eventueel direct waarvoor de aankoop zakelijk nodig was.
Stap 5: verwerk je administratie wekelijks
Veel starters stellen hun administratie uit tot vlak voor de btw-aangifte. Daardoor kost het uiteindelijk meer tijd en is de kans op fouten groter.
Plan daarom iedere week een vast administratiemoment.
Controleer tijdens dit moment:
- nieuwe inkomsten
- nieuwe uitgaven
- openstaande facturen
- ontbrekende bonnen
- ontvangen betalingen
- te reserveren btw
- aankomende deadlines
Met vijftien tot dertig minuten per week voorkom je vaak uren uitzoekwerk aan het einde van het kwartaal.
Stap 6: houd zakelijke en privé-uitgaven gescheiden
Alleen kosten met een zakelijk karakter zijn aftrekbaar. Privé-uitgaven mag je niet als zakelijke kosten opvoeren. Bij gemengde kosten mag alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar zijn.
Gebruik je bijvoorbeeld één telefoon voor werk en privé? Leg dan vast welk deel zakelijk wordt gebruikt.
Wees consequent. Een kostenpost wordt niet automatisch zakelijk doordat je deze met je zakelijke rekening betaalt.
Stap 7: houd je uren bij
Voor sommige belastingvoordelen geldt het urencriterium. Het gaat niet alleen om uren die je rechtstreeks aan klanten factureert.
Ook deze werkzaamheden kunnen meetellen:
- acquisitie
- administratie
- reistijd voor zakelijke afspraken
- ontwikkeling van je website
- marketing
- vakinhoudelijke voorbereiding
- offertes schrijven
- netwerken
- zakelijke scholing
Je moet wel aannemelijk kunnen maken dat je de uren daadwerkelijk aan je onderneming hebt besteed. Houd daarom per dag bij welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd.
Voor de zelfstandigenaftrek moet je ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn en aan het urencriterium voldoen. De zelfstandigenaftrek bedraagt in 2026 €1.200.
Stap 8: reserveer geld voor belastingen
De omzet op je zakelijke rekening is niet hetzelfde als je besteedbare inkomen.
Een gedeelte kan bestaan uit:
- btw die je nog moet afdragen
- inkomstenbelasting
- premie Zorgverzekeringswet
- kosten die nog moeten worden betaald
- financiële reserves
Zet ontvangen btw bij voorkeur direct apart. Reserveer daarnaast periodiek een gedeelte van je winst voor inkomstenbelasting.
Hoeveel je precies moet reserveren, hangt onder andere af van je winst, ander inkomen, aftrekposten en persoonlijke situatie.
Je kunt ook een voorlopige aanslag aanvragen. Daarmee betaal je gedurende het jaar alvast inkomstenbelasting, zodat je later niet ineens een groot bedrag hoeft te betalen.
Hoe lang moet je de administratie bewaren?
De meeste onderdelen van je administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren.
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je tien jaar bewaren. Digitale facturen moet je in de oorspronkelijke digitale vorm opslaan. Alleen een geprinte versie bewaren is niet voldoende wanneer je de factuur digitaal hebt ontvangen.
Zorg voor een veilige back-up. Bewaar je administratie bijvoorbeeld niet uitsluitend op je laptop.
Maandelijkse administratiechecklist
Loop iedere maand deze punten na:
- Zijn alle verkoopfacturen verwerkt?
- Zijn alle betalingen gekoppeld?
- Zijn alle bonnetjes opgeslagen?
- Zijn privébetalingen apart gehouden?
- Klopt het openstaande debiteurensaldo?
- Is de ontvangen btw gereserveerd?
- Is geld voor inkomstenbelasting opzijgezet?
- Is de urenregistratie bijgewerkt?
- Is er een back-up gemaakt?
- Zijn komende belastingdeadlines genoteerd?
Wanneer heb je een boekhouder nodig?
Een boekhouder is niet voor iedere starter direct noodzakelijk. Hulp kan wel verstandig zijn wanneer:
- je administratie veel tijd kost
- je verschillende btw-tarieven gebruikt
- je internationaal zakendoet
- je personeel aanneemt
- je een bv hebt
- je grote investeringen doet
- je twijfelt over aftrekbare kosten
- je administratie achterloopt
Ook wanneer je zelf boekhoudt, kan een jaarlijkse controle nuttig zijn.
Conclusie
Een goede administratie begint met vaste gewoontes.
Gebruik één zakelijke rekening, bewaar iedere factuur, verwerk je administratie wekelijks en reserveer geld voor belastingen. Daarmee voorkom je stress, gemiste aftrekposten en onaangename financiële verrassingen.
Minder zoeken, meer ondernemen
Als starter krijg je voortdurend te maken met nieuwe begrippen, verplichtingen en deadlines.
SmarterStart helpt je om betrouwbare ondernemersinformatie sneller te begrijpen. Stel een vraag over jouw situatie en ontdek direct welke aandachtspunten voor jouw bedrijf belangrijk zijn.
