Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar? 15 voorbeelden voor startende ondernemers

Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar? 15 voorbeelden voor startende ondernemers

Zakelijke kosten verlagen je winst. Daardoor betaal je uiteindelijk mogelijk minder inkomstenbelasting.

Maar niet iedere aankoop die je als ondernemer doet, is automatisch aftrekbaar. De hoofdregel is dat kosten een zakelijk karakter moeten hebben. Kosten die uitsluitend privé zijn, mag je niet aftrekken. Bij gemengde kosten kan alleen het zakelijke deel aftrekbaar zijn.

Hieronder vind je vijftien veelvoorkomende kostenposten voor startende ondernemers.

1. Inschrijving bij KVK

De kosten voor je inschrijving in het Handelsregister maak je om je onderneming te kunnen starten. Verwerk het betaalbewijs daarom in je administratie.

2. Zakelijke website en domeinnaam

Kosten voor je website zijn doorgaans zakelijk wanneer je de website voor je onderneming gebruikt.

Denk aan:

• domeinregistratie
• hosting
• websitebouw
• onderhoud
• zakelijke e-mail
• betaalde plug-ins
• beveiligingscertificaten

Laat je een uitgebreide website bouwen die meerdere jaren wordt gebruikt? Dan kan de uitgave mogelijk als investering worden behandeld in plaats van als directe kostenpost.

3. Boekhoudsoftware

Abonnementen voor boekhoudprogramma’s, facturatiesoftware en kassasystemen zijn zakelijk wanneer je ze voor je administratie gebruikt.

Ook kosten voor een boekhouder, accountant of belastingadviseur kunnen zakelijk zijn.

4. Laptop, computer en apparatuur

Een laptop, monitor, printer, camera of ander apparaat kan zakelijk aftrekbaar zijn wanneer je het voor je onderneming gebruikt.

Gebruik je het apparaat ook privé? Dan moet je rekening houden met het privégebruik.

Bij duurdere bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan, kun je de kosten meestal niet altijd volledig in één jaar aftrekken. Je verwerkt de kosten dan via afschrijving.

5. Telefoon en internet

Een volledig zakelijk telefoonabonnement kan als zakelijke kosten worden verwerkt.

Gebruik je een privéabonnement ook zakelijk? Dan is alleen het aantoonbare zakelijke gedeelte aftrekbaar. Voor privégebruik geldt geen aftrek.

Hetzelfde uitgangspunt geldt voor internetkosten.

6. Online software en abonnementen

Software die noodzakelijk of nuttig is voor je bedrijf kan zakelijk aftrekbaar zijn.

Voorbeelden zijn:

• ontwerpprogramma’s
• projectmanagementsoftware
• cloudopslag
• CRM-systemen
• planningssoftware
• videobeldiensten
• AI-software
• beveiligingssoftware

Let bij buitenlandse softwareleveranciers goed op de btw-behandeling. Op de factuur kan bijvoorbeeld staan dat de btw is verlegd.

7. Marketing en advertenties

Kosten die je maakt om klanten te bereiken zijn doorgaans zakelijk.

Denk aan:

• Google Ads
• socialmedia-advertenties
• drukwerk
• visitekaartjes
• fotografie
• videoproductie
• zoekmachineoptimalisatie
• sponsoring met een aantoonbaar zakelijk doel

Bewaar naast de factuur eventueel ook informatie over de campagne. Daarmee kun je het zakelijke karakter beter onderbouwen.

8. Kantoorartikelen

Artikelen die je voor je werkzaamheden gebruikt, kunnen zakelijke kosten zijn.

Voorbeelden zijn:

• papier
• pennen
• cartridges
• verzendmateriaal
• ordners
• notitieboeken
• kabels
• kleine kantooraccessoires

9. Werkruimte buitenshuis

Huur je een kantoor, werkplaats, studio of flexplek? Dan zijn de kosten doorgaans zakelijk wanneer je de ruimte voor je onderneming gebruikt.

Denk naast de huur ook aan:

• servicekosten
• elektriciteit
• schoonmaak
• zakelijke verzekeringen
• inrichting
• internet
• 
  

10. Werkruimte in je eigen woning

Voor een werkruimte thuis gelden strengere regels. De kosten zijn in veel situaties niet aftrekbaar.

Er kunnen uitzonderingen gelden wanneer de werkruimte onder andere voldoende zelfstandig is en aan aanvullende voorwaarden voldoet. Ga er daarom niet automatisch van uit dat een bureau in een slaapkamer recht geeft op kostenaftrek. De Belastingdienst geeft in het kostenoverzicht aan dat een werkruimte thuis in beginsel niet aftrekbaar is, behoudens uitzonderingen.

11. Zakelijke kilometers met je privéauto

Gebruik je in 2026 een privéauto, privémotor of privéfiets voor zakelijke ritten? Dan mag je €0,25 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken.

Brandstof, verzekering, onderhoud, tol en parkeerkosten mag je in dat geval niet nogmaals afzonderlijk aftrekken; deze zijn verwerkt in het kilometerbedrag.

Houd een registratie bij van:

• de datum
• vertrek- en aankomstadres
• het zakelijke doel
• het aantal kilometers

Woon-werkverkeer kan voor een ondernemer anders worden behandeld dan voor een werknemer. Leg daarom duidelijk vast waarom een rit zakelijk is.

12. Zakelijke reizen met het openbaar vervoer

Reis je met trein, bus, tram of taxi naar een klant, zakelijke bijeenkomst of leverancier? Bewaar dan het betaalbewijs en leg het zakelijke doel vast.

Download periodiek je reisoverzicht wanneer je een ov-kaart gebruikt.

13. Opleidingen en vakliteratuur

Een opleiding, cursus of boek kan zakelijk aftrekbaar zijn wanneer de uitgave bedoeld is om bestaande vakkennis op peil te houden of uit te breiden voor je huidige onderneming.

Een opleiding waarmee je een volledig nieuw beroep leert, kan fiscaal anders worden beoordeeld. Het zakelijke verband moet voldoende duidelijk zijn.

Bewaar daarom niet alleen de factuur, maar ook de cursusomschrijving en je motivatie.

14. Verzekeringen

Zakelijke verzekeringen kunnen aftrekbaar zijn.

Voorbeelden zijn:

• bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
• beroepsaansprakelijkheidsverzekering
• inventarisverzekering
• rechtsbijstandverzekering voor bedrijven
• cyberverzekering
• zakelijke autoverzekering

Privéverzekeringen mag je niet als zakelijke kosten opvoeren. Voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen kunnen bovendien andere fiscale regels gelden dan voor gewone bedrijfskosten.

15. Kosten uit de aanloopfase

Ook kosten die je vóór je officiële start hebt gemaakt, kunnen onder voorwaarden zakelijk aftrekbaar zijn.

Denk aan:

• marktonderzoek
• adviesgesprekken
• een domeinnaam
• de ontwikkeling van je huisstijl
• voorbereidende software
• zakelijke trainingen
• een ondernemingsplan

Je moet aannemelijk kunnen maken dat je deze uitgaven hebt gedaan met de duidelijke bedoeling om een onderneming te starten.

Wat zijn gemengde kosten?

Gemengde kosten hebben zowel een zakelijk als een privékarakter.

Voorbeelden zijn:

• een telefoon die je ook privé gebruikt
• internet thuis
• een laptop voor werk en privé
• een zakelijke reis gecombineerd met vakantie
• een abonnement dat je deels persoonlijk gebruikt

Alleen het zakelijke gedeelte is aftrekbaar. Kies een redelijke verdeling en leg vast hoe je deze hebt bepaald.

Zijn lunches en etentjes volledig aftrekbaar?

Kosten voor representatie, voedsel, drank, congressen en bepaalde relatiegeschenken zijn niet altijd volledig aftrekbaar.

Voor deze beperkt aftrekbare kosten geldt in 2026 onder andere een drempel van €5.700. Er kan ook voor een alternatieve procentuele aftrek worden gekozen, afhankelijk van de ondernemingsvorm en situatie. Controleer daarom de actuele regeling voordat je deze kosten verwerkt.

Een broodje tijdens je normale werkdag wordt bovendien niet automatisch een zakelijke lunch doordat je het met je zakelijke pas betaalt.

Btw aftrekken is iets anders dan kosten aftrekken

Bij een zakelijke aankoop kunnen twee verschillende belastingen een rol spelen.

Btw-aangifte

De btw op de aankoop kun je mogelijk als voorbelasting terugvragen.

Inkomstenbelasting

Het bedrag exclusief aftrekbare btw verwerk je als kosten, waardoor je belastbare winst lager kan worden.

Kun je de btw niet terugvragen, bijvoorbeeld doordat je deelneemt aan de KOR? Dan verwerk je de kosten voor de winstberekening meestal inclusief btw.

Checklist voor iedere zakelijke aankoop

Stel jezelf bij iedere uitgave deze vragen:

1. Heb ik deze aankoop nodig voor mijn onderneming?
2. Is de uitgave volledig of gedeeltelijk privé?
3. Heb ik een geldige factuur of bon?
4. Staat de juiste bedrijfsnaam op de factuur?
5. Mag ik de btw aftrekken?
6. Is het een directe kostenpost of een investering?
7. Kan ik het zakelijke doel achteraf uitleggen?
8. Geldt voor deze kostensoort een beperking of drempel?

Bewaar bij twijfel aanvullende informatie in je administratie.

Conclusie

Zakelijke kosten kunnen je belastbare winst verlagen, maar de uitgaven moeten wel voldoende verband houden met je onderneming.

Bewaar goede bewijsstukken, houd privé en zakelijk gescheiden en voer een aankoop niet automatisch volledig op wanneer je deze ook privé gebruikt.

Bij grote of twijfelachtige uitgaven is het verstandig om de fiscale behandeling vooraf te controleren.

Snel antwoord op jouw ondernemersvraag

Regels over belastingen en aftrekbare kosten zijn niet voor iedere ondernemer hetzelfde.

SmarterStart helpt je om sneller te ontdekken welke regels passen bij jouw bedrijfssituatie. Zo besteed je minder tijd aan zoeken en houd je meer tijd over om je onderneming op te bouwen.